در هر لحظه ای از روز شما در یکی از دو حالات روبرو هستید: حالت فکر کردن (که در آن حالت یک رئیس به حساب می آید) و حالت عمل (که مانند یک کارگر آن را انجام می دهید). زمانی که یک پروژه یا کار به شما داده می شود، ابتدا به چگونگی انجام آن فکر می کنید. در این زمان شما در حالت فکر کردن / رئیس هستید. کسی که دستور می دهد. to do list شما در واقع لیست دستورات آقای رییس است که بعدا توسط آقای کارگر دانه دانه انجام می شود.

زمانی که شما کلاه ریاست بر سر می گذارید، باید دستوراتتان را به گونه ای بنویسید تا کارگرتان بدون اینکه لازم باشد به آنها فکر کند (و استرس فکر کردن را بکشد)، بتواند آنها را انجام دهد. فکر کردن هنگام انجام کار بسیار مشکل تر از فکر کردن زمانی است که در جایی نشسته اید و کلاه ریاست بر سر دارید. پس خارج کردن فرایند «فکر کردن هنگام انجام کار» یکی از بهترین راه ها برای اتمام و به پایان رساندن آسان، to do list است.